مقدمه
شیرپوینت (Microsoft SharePoint) یکی از پلتفرم‌های قدرتمند و چندمنظوره شرکت مایکروسافت است که برای مدیریت محتوا، همکاری تیمی، اتوماسیون فرآیندها و اشتراک‌گذاری اطلاعات در سازمان‌ها طراحی شده است. این پلتفرم به دلیل انعطاف‌پذیری و قابلیت‌های گسترده‌اش، به یکی از ابزارهای اصلی در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک تبدیل شده است. در این مقاله، به بررسی تاریخچه، ویژگی‌ها، کاربردها، مزایا و معایب شیرپوینت و همچنین نسخه‌های مختلف آن می‌پردازیم.
تاریخچه شیرپوینت
شیرپوینت در سال ۲۰۰۱ توسط مایکروسافت به عنوان یک پلتفرم مدیریت اسناد و همکاری تیمی معرفی شد. در ابتدا، این ابزار بیشتر بر مدیریت اسناد و اشتراک‌گذاری فایل‌ها تمرکز داشت. با گذشت زمان و با انتشار نسخه‌های جدید، قابلیت‌های پیشرفته‌تری مانند مدیریت پروژه، پورتال‌های سازمانی، جستجوی پیشرفته و ادغام با سایر محصولات مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵ و تیمز به آن اضافه شد. امروزه، شیرپوینت به دو صورت اصلی عرضه می‌شود: شیرپوینت آنلاین (بخشی از مایکروسافت ۳۶۵) و شیرپوینت سرور (نسخه محلی برای نصب در سرورهای سازمانی).
ویژگی‌های کلیدی شیرپوینت
شیرپوینت مجموعه‌ای از ویژگی‌های متنوع را ارائه می‌دهد که آن را به یک ابزار همه‌کاره تبدیل کرده است. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:
۱. مدیریت اسناد
شیرپوینت امکان ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و مدیریت اسناد را به صورت متمرکز فراهم می‌کند. قابلیت‌هایی مانند نسخه‌بندی (Versioning)، کنترل دسترسی و اشتراک‌گذاری امن اسناد، این پلتفرم را به گزینه‌ای ایده‌آل برای مدیریت اسناد سازمانی تبدیل کرده است.
۲. همکاری تیمی
شیرپوینت امکان ایجاد سایت‌های تیمی را فراهم می‌کند که اعضای تیم می‌توانند در آن‌ها اسناد، تقویم‌ها، وظایف و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. ادغام با مایکروسافت تیمز، همکاری تیمی را بهبود بخشیده است.
۳. اتوماسیون فرآیندها
با استفاده از ابزارهایی مانند Power Automate، شیرپوینت امکان خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار مانند تأیید اسناد، اعلان‌ها و مدیریت گردش کار را فراهم می‌کند.
۴.پورتال‌های سازمانی
شیرپوینت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا پورتال‌های داخلی (Intranet) برای ارتباطات داخلی، انتشار اخبار و مدیریت دانش ایجاد کنند.
۵.جستجوی پیشرفته
موتور جستجوی شیرپوینت امکان یافتن سریع اسناد، فایل‌ها و اطلاعات را در سراسر پلتفرم فراهم می‌کند.
۶. ادغام با سایر ابزارهای مایکروسافت
شیرپوینت به‌خوبی با ابزارهایی مانند OneDrive، Teams، Outlook و Power BI ادغام می‌شود و تجربه‌ای یکپارچه برای کاربران فراهم می‌کند.
انواع شیرپوینت
شیرپوینت در دو نسخه اصلی ارائه می‌شود:
- شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online):
این نسخه ابری است و به عنوان بخشی از بسته مایکروسافت ۳۶۵ ارائه می‌شود. نیازی به نصب سرور ندارد و توسط مایکروسافت مدیریت می‌شود. این نسخه برای سازمان‌هایی که به دنبال راه‌حلی کم‌هزینه و انعطاف‌پذیر هستند، مناسب است. - شیرپوینت سرور (SharePoint Server):
این نسخه برای نصب در سرورهای داخلی سازمان طراحی شده است و به سازمان‌هایی که نیاز به کنترل کامل بر داده‌ها و زیرساخت‌های خود دارند، مناسب است.
کاربردهای شیرپوینت
شیرپوینت در بسیاری از صنایع و سناریوهای سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخی از کاربردهای اصلی آن عبارتند از:
- مدیریت دانش سازمانی: ایجاد پایگاه دانش برای ذخیره و اشتراک‌گذاری اطلاعات داخلی.
- مدیریت پروژه: برنامه‌ریزی، ردیابی و مدیریت وظایف پروژه‌ها.
- پورتال‌های داخلی: ایجاد پورتال‌هایی برای ارتباطات داخلی و اطلاع‌رسانی.
- اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار: خودکارسازی فرآیندهایی مانند تأیید اسناد یا مدیریت درخواست‌ها.
- همکاری بین‌تیمی: ایجاد فضاهای کاری مشترک برای تیم‌های مختلف.
مزایای شیرپوینت
شیرپوینت به دلیل ویژگی‌های گسترده‌اش، مزایای بسیاری برای سازمان‌ها دارد:
- انعطاف‌پذیری: قابلیت سفارشی‌سازی بالا برای پاسخگویی به نیازهای مختلف سازمان‌ها.
- امنیت بالا: امکان تنظیم سطوح دسترسی و رمزنگاری داده‌ها برای حفاظت از اطلاعات حساس.
- ادغام با مایکروسافت ۳۶۵: یکپارچگی با سایر ابزارهای مایکروسافت برای افزایش بهره‌وری.
- مقیاس‌پذیری: مناسب برای سازمان‌های کوچک تا بزرگ.
- دسترسی ابری: با شیرپوینت آنلاین، کاربران می‌توانند از هر مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
معایب شیرپوینت
با وجود مزایای فراوان، شیرپوینت نیز چالش‌هایی دارد:
- پیچیدگی: یادگیری و مدیریت شیرپوینت، به‌ویژه در نسخه سرور، ممکن است زمان‌بر باشد.
- هزینه: نسخه‌های سرور و برخی قابلیت‌های پیشرفته ممکن است هزینه‌بر باشند.
- نیاز به آموزش: کاربران و مدیران ممکن است به آموزش برای استفاده بهینه نیاز داشته باشند.
- وابستگی به مایکروسافت: سازمان‌هایی که از اکوسیستم مایکروسافت استفاده نمی‌کنند، ممکن است با محدودیت‌هایی مواجه شوند.
شیرپوینت در ایران
در ایران، شیرپوینت به دلیل قابلیت‌های مدیریت محتوا و همکاری تیمی، در سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال، به دلیل تحریم‌ها و محدودیت‌های دسترسی به خدمات ابری مایکروسافت، بسیاری از سازمان‌ها به نسخه سرور روی می‌آورند یا از راه‌حل‌های جایگزین استفاده می‌کنند. همچنین، نیاز به سفارشی‌سازی برای پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم شمسی از جمله چالش‌های استفاده از شیرپوینت در ایران است.
آینده شیرپوینت
مایکروسافت به طور مداوم در حال بهبود شیرپوینت است و تمرکز بیشتری بر نسخه ابری و ادغام با هوش مصنوعی (مانند Microsoft Copilot) دارد. انتظار می‌رود در آینده، قابلیت‌های هوش مصنوعی و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها در شیرپوینت بهبود یابد و این پلتفرم به ابزاری هوشمندتر برای مدیریت کسب‌وکار تبدیل شود.
نتیجه‌گیری
شیرپوینت یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت محتوا و همکاری تیمی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشند و بهره‌وری را افزایش دهند. با وجود چالش‌هایی مانند پیچیدگی و هزینه، مزایای آن مانند انعطاف‌پذیری، امنیت و ادغام با سایر ابزارهای مایکروسافت، آن را به گزینه‌ای جذاب برای سازمان‌ها تبدیل کرده است. انتخاب بین نسخه ابری و سرور به نیازها و زیرساخت‌های سازمان بستگی دارد، اما در هر صورت، شیرپوینت ابزاری کلیدی برای مدیریت اطلاعات و همکاری در دنیای مدرن است.
مقایسه شیرپوینت آنلاین و شیرپوینت On-Premises
مایکروسافت شیرپوینت (Microsoft SharePoint) یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت محتوا، همکاری تیمی، و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی است که در دو نسخه اصلی ارائه می‌شود: **شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online)** و **شیرپوینت On-Premises**. در این مقاله، به مقایسه جامع این دو نسخه می‌پردازیم و تفاوت‌ها، مزایا، و معایب هر یک را بررسی می‌کنیم. همچنین، به درخواست شما، تصاویری تولیدی برای توضیح بهتر مفاهیم ارائه خواهد شد.
۱. شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک پلتفرم مبتنی بر وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و برای مدیریت اسناد، ایجاد پورتال‌های سازمانی، همکاری تیمی، و خودکارسازی فرآیندهای کاری استفاده می‌شود. این پلتفرم امکان ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی، اشتراک‌گذاری، و دسترسی امن به اطلاعات را فراهم می‌کند و با ابزارهای دیگر مایکروسافت مانند آفیس ۳۶۵، تیمز، و وان‌درایو یکپارچه می‌شود.
شیرپوینت آنلاین: نسخه ابری شیرپوینت که به عنوان بخشی از مجموعه Microsoft 365 ارائه می‌شود و توسط سرورهای مایکروسافت میزبانی می‌گردد.
شیرپوینت On-Premises: نسخه‌ای که بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب و مدیریت می‌شود و معمولاً نسخه‌های ۲۰۱۶ یا ۲۰۱۹ آن مورد استفاده قرار می‌گیرند.
۲. مقایسه ویژگی‌های اصلی
برای درک بهتر تفاوت‌های این دو نسخه، در ادامه ویژگی‌های کلیدی آن‌ها را در چند دسته‌بندی بررسی می‌کنیم:
الف) زیرساخت و میزبانی
– شیرپوینت آنلاین:
میزبانی: روی سرورهای ابری مایکروسافت (Microsoft Azure) انجام می‌شود.
نگهداری: مایکروسافت مسئولیت نگهداری، به‌روزرسانی، و پشتیبانی از زیرساخت را بر عهده دارد.
مقیاس‌پذیری: به راحتی مقیاس‌پذیر است و تا ۱ ترابایت فضای ذخیره‌سازی برای هر سازمان و تا ۲۵ ترابایت برای کل سایت‌های شیرپوینت آنلاین ارائه می‌دهد
دسترسی: از هر دستگاه متصل به اینترنت قابل دسترسی است.
– شیرپوینت On-Premises:
میزبانی: روی سرورهای داخلی سازمان یا ابر خصوصی میزبانی می‌شود.
نگهداری: نیاز به تیم IT داخلی برای مدیریت سرورها، نصب به‌روزرسانی‌ها، و رفع مشکلات دارد.
مقیاس‌پذیری: محدود به ظرفیت سخت‌افزاری سرورهای سازمان است و برای افزایش ظرفیت نیاز به سرمایه‌گذاری در سخت‌افزار اضافی است.
دسترسی: معمولاً از طریق شبکه داخلی سازمان یا VPN قابل دسترسی است.
ب) هزینه‌ها
– شیرپوینت آنلاین:
هزینه: بر اساس اشتراک ماهیانه یا سالیانه برای هر کاربر محاسبه می‌شود. هزینه‌های اضافی برای فضای ذخیره‌سازی بیشتر ممکن است اعمال شود.
بدون نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه در سخت‌افزار یا نرم‌افزارهای سروری (مانند Windows Server یا SQL Server).
صرفه‌جویی در هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی.
– شیرپوینت On-Premises:
هزینه: نیاز به خرید لایسنس‌های نرم‌افزاری (شیرپوینت، ویندوز سرور، SQL Server) و سخت‌افزارهای سروری دارد.
هزینه‌های اضافی برای نگهداری، به‌روزرسانی، و پشتیبانی توسط تیم IT داخلی.
هزینه‌های بلندمدت ممکن است به دلیل نیاز به ارتقاء سخت‌افزار و نرم‌افزار افزایش یابد.
توضیح تصویر: یک نمودار ستونی که هزینه‌های اولیه و جاری شیرپوینت آنلاین (اشتراک ماهیانه) و On-Premises (سخت‌افزار، لایسنس، نگهداری) را مقایسه می‌کند.
ج) به‌روزرسانی و ویژگی‌های جدید
– شیرپوینت آنلاین:
به‌روزرسانی‌ها: به‌صورت خودکار توسط مایکروسافت اعمال می‌شود و کاربران همیشه به آخرین نسخه دسترسی دارند.
ویژگی‌های جدید: مایکروسافت ابتدا ویژگی‌های جدید (مانند رابط کاربری مدرن، ادغام با Teams، و افزونه‌های SharePoint Framework) را در نسخه آنلاین ارائه می‌دهد.
محدودیت: کنترل محدودی بر زمان‌بندی به‌روزرسانی‌ها وجود دارد و ممکن است تغییرات ناگهانی در رابط کاربری رخ دهد.
– شیرپوینت On-Premises:
به‌روزرسانی‌ها: باید توسط تیم IT داخلی نصب و مدیریت شوند.
ویژگی‌های جدید: معمولاً با تأخیر نسبت به نسخه آنلاین ارائه می‌شوند و برخی ویژگی‌ها (مانند ادغام کامل با Teams یا Yammer) ممکن است در دسترس نباشند.
کنترل: سازمان کنترل کامل بر زمان‌بندی و نحوه اعمال به‌روزرسانی‌ها دارد.
تصویر تولیدی ۳: چرخه به‌روزرسانی
*توضیح تصویر: یک اینفوگرافیک که چرخه به‌روزرسانی خودکار در شیرپوینت آنلاین (فلش‌های مداوم از مایکروسافت به کاربران) و به‌روزرسانی دستی در On-Premises (توسط تیم IT) را نشان می‌دهد.*
د) امنیت و انطباق
– شیرپوینت آنلاین:
امنیت: از پروتکل‌های رمزنگاری پیشرفته و احراز هویت چندمرحله‌ای (MFA) پشتیبانی می‌کند.
انطباق: با استانداردهای جهانی مانند GDPR، HIPAA، و ISO 27001 سازگار است.
بک‌آپ: مایکروسافت بک‌آپ‌های منظم ارائه می‌دهد، اما بازیابی داده‌ها ممکن است نیاز به ابزارهای اضافی داشته باشد.
– شیرپوینت On-Premises:
امنیت: به سیاست‌های امنیتی داخلی سازمان وابسته است و می‌تواند به‌صورت کاملاً سفارشی تنظیم شود.
انطباق: سازمان مسئول اطمینان از انطباق با مقررات است.
بک‌آپ: کنترل کامل بر فرآیندهای بک‌آپ و بازیابی داده‌ها در اختیار سازمان است.
ه) یکپارچگی و همکاری
– شیرپوینت آنلاین:
یکپارچگی: ادغام کامل با ابزارهای Microsoft 365 مانند Teams، OneDrive، Outlook، و Yammer.
همکاری: امکان همکاری آسان با کاربران داخلی و خارجی از طریق اشتراک‌گذاری امن فایل‌ها و سایت‌ها.
رابط کاربری: رابط مدرن و پاسخ‌گو (Responsive) که با دستگاه‌های موبایل سازگار است
-شیرپوینت On-Premises:
یکپارچگی: ادغام با ابزارهای مایکروسافت ممکن است محدودتر باشد و به نسخه‌های خاص وابسته است.
همکاری: همکاری با کاربران خارجی نیاز به تنظیمات اضافی (مانند VPN) دارد.
رابط کاربری: معمولاً از رابط کلاسیک استفاده می‌کند، مگر اینکه نسخه ۲۰۱۹ با رابط مدرن پیکربندی شود.
و) سفارشی‌سازی
– شیرپوینت آنلاین:
سفارشی‌سازی محدودتر به دلیل کنترل مایکروسافت بر پلتفرم.
پشتیبانی از افزونه‌های SharePoint Framework و Power Apps برای توسعه برنامه‌های سفارشی.
مناسب برای سازمان‌هایی که نیاز به راه‌حل‌های استاندارد دارند.
– شیرپوینت On-Premises:
قابلیت سفارشی‌سازی گسترده‌تر، از جمله تغییرات در کد منبع و پیکربندی سرور.
مناسب برای سازمان‌هایی با نیازهای خاص و پیچیده که به کنترل کامل نیاز دارند.
۳. مزایا و معایب
شیرپوینت آنلاین
مزایا:
بدون نیاز به زیرساخت سخت‌افزاری و تیم IT گسترده.
به‌روزرسانی‌های خودکار و دسترسی به ویژگی‌های جدید.
مقیاس‌پذیری بالا و دسترسی آسان از هر مکان.
ادغام قوی با Microsoft 365 و ابزارهای ابری.
معایب:
وابستگی به اتصال اینترنت.
کنترل محدود بر به‌روزرسانی‌ها و تغییرات.
هزینه‌های اشتراک ممکن است در بلندمدت افزایش یابد.
محدودیت‌های ذخیره‌سازی (تا ۲۵ ترابایت برای کل سایت‌ها..
شیرپوینت On-Premises
مزایا:
کنترل کامل بر داده‌ها، امنیت، و به‌روزرسانی‌ها.
قابلیت سفارشی‌سازی گسترده.
مناسب برای سازمان‌هایی با نیازهای امنیتی خاص یا بدون اتصال اینترنت پایدار.
عدم وابستگی به اشتراک‌های ماهیانه.
معایب:
هزینه‌های اولیه بالا برای سخت‌افزار و لایسنس.
نیاز به تیم IT برای مدیریت و نگهداری.
به‌روزرسانی‌های کندتر و دسترسی محدود به ویژگی‌های جدید.
پیچیدگی در مقیاس‌پذیری و ارتقاء.
۴. چه زمانی از کدام نسخه استفاده کنیم؟
– شیرپوینت آنلاین:
مناسب برای: سازمان‌های کوچک تا متوسط، شرکت‌هایی که به دنبال راه‌حل‌های سریع و بدون نیاز به زیرساخت هستند، و تیم‌هایی که نیاز به همکاری ابری و دسترسی از راه دور دارند.
مثال: یک شرکت استارتاپی که می‌خواهد اسناد خود را به‌صورت آنلاین مدیریت کند و با Microsoft Teams همکاری تیمی انجام دهد.
– شیرپوینت On-Premises:
مناسب برای: سازمان‌های بزرگ با نیازهای امنیتی خاص، شرکت‌هایی که داده‌های حساس دارند و ترجیح می‌دهند داده‌ها را در سرورهای داخلی نگه دارند، یا سازمان‌هایی که نیاز به سفارشی‌سازی گسترده دارند.
مثال: یک سازمان دولتی که به دلیل مقررات امنیتی نمی‌تواند داده‌ها را در فضای ابری ذخیره کند.
تصویر تولیدی ۵: تصمیم‌گیری برای انتخاب نسخه
توضیح تصویر: یک فلوچارت که بر اساس نیازهای سازمان (اندازه، امنیت، بودجه، و زیرساخت) پیشنهاد می‌دهد که شیرپوینت آنلاین یا On-Premises مناسب‌تر است.
۵. جمع‌بندی
هر دو نسخه شیرپوینت ابزارهای قدرتمندی برای مدیریت محتوا و همکاری سازمانی ارائه می‌دهند، اما انتخاب بین آن‌ها به نیازهای خاص سازمان، بودجه، و زیرساخت‌های موجود بستگی دارد. **شیرپوینت آنلاین** برای سازمان‌هایی که به دنبال راه‌حلی سریع، مقیاس‌پذیر، و بدون نیاز به مدیریت زیرساخت هستند، گزینه‌ای ایده‌آل است. در مقابل، **شیرپوینت On-Premises** برای سازمان‌هایی که نیاز به کنترل کامل و سفارشی‌سازی دارند، مناسب‌تر است.
اگر به دنبال صرفه‌جویی در زمان و هزینه هستید و نیازی به سفارشی‌سازی پیشرفته ندارید، شیرپوینت آنلاین توصیه می‌شود. اما اگر امنیت داده‌ها و کنترل کامل برای شما اولویت دارد، نسخه On-Premises انتخاب بهتری خواهد بود.
منبع :
شرکت راهکارهای سازمانی نیواد
منبع خبر : nivad.org
